Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden, welche nicht ?

Regelmäßig zum Jahresende stellt sich für die Betriebsinhaber die Frage, welche Unterlagen über Silvester hinaus aufbewahrt werden müssen und welche entsorgt werden dürfen. Die entsprechenden Regelungen finden sich hierzu einerseits im Handelsgesetzbuch (HGB) in § 257 als auch in der Abgabenordnung, dort in § 147 Abgabenordnung (AO).

Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege sind 10 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie die Wiedergabe der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen die Unternehmer dagegen 6 Jahre aufbewahren.

Dementsprechend können in der Regel die oben genannten Unterlagen aus den Jahren 2000 beziehungsweise 2004 entsorgt werden, es sei denn, die steuerliche Festsetzungsfrist ist aufgrund von Außenprüfungen, nur vorläufigen Steuerfestsetzungen oder steuerstrafrechtlichen Ermittlungen  noch nicht ausgelaufen. Zur Klärung dieser Frage wird die Hinzuziehung eines Steuerberaters empfohlen.

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 Ansprechpartner:

 Franz-Josef Herter

 Markus Bruns

online seit 23. Dez 2010, aktualisiert am 05. Jan 2011